GESTOR VACACIONES
ÍNDICE DE CONTENIDOS:
1 Introducción a la gestión de las vacaciones
La gestión de vacaciones es un proceso clave para equilibrar la carga de trabajo y garantizar el bienestar de los empleados.
Esta función de la intranet está diseñada para facilitar la solicitud, aprobación y seguimiento de los días de vacaciones de cada empleado, proporcionando una visión clara y organizada tanto para los empleados como para los administradores.
2 Solicitud y aprobación de días de vacaciones
Los empleados pueden solicitar sus días de vacaciones a través de la intranet, especificando las fechas deseadas. Estas solicitudes serán revisadas y aprobadas o rechazadas por los responsables de departamento y administradores. Este proceso garantiza que las vacaciones se gestionen de manera ordenada y que la planificación del equipo no se vea afectada por ausencias imprevistas.
Para ello, en el panel izquierdo debes clicar en Vacaciones.
Aquí aparecerá la pantalla principal de Vacaciones, con un calendario con dos vistas (vista mes y vista en semanas).
Inmediatamente debajo, cuatro rectángulos darán información respecto a tus vacaciones:
- El primer rectángulo, mostrará el total de vacaciones que puedes solicitar al año, el máximo será determinado por el administrador.
- El segundo, el número de días que hayan sido aprobados por los administradores de los que has solicitado.
- El tercero, el número de días pendientes de ser aprobados por parte de los administradores.
- El último, el número de días de vacaciones que has disfrutado hasta la fecha.
2.1. Solicitar días de vacaciones
Como ejemplo, solicitaremos un día concreto, el día 20 de septiembre. Para ello, debemos clicar en el calendario el día en cuestión.Se nos abrirá el siguiente cuadro:
Debemos rellenar la información, y a continuación pulsar el botón verde "Solicitar día de vacaciones".
Tras esto, aparecerá el día marcado según la leyenda del final de la pantalla. En este caso, en azul al haber sido únicamente una solicitud.
El siguiente paso será que lo acepte el administrador competente. El día cambiará de color según la leyenda, pudiendo tener varios significados.
3 Paneles exclusivos para administradores
Los administradores tienen acceso a paneles exclusivos donde pueden gestionar las solicitudes de vacaciones de manera eficiente. Pueden aprobar o rechazar las solicitudes de los empleados, revisar el historial de todas las solicitudes y configuraciones previas, y acceder a una configuración avanzada del calendario. Esta configuración les permite definir los días disponibles para tomar vacaciones, los días festivos y los periodos en los que no es posible solicitar días libres, asegurando una gestión coherente y alineada con las necesidades de la empresa.
Los botones exclusivos de administrador son los siguientes:
- Ver solicitudes: permite ver las solicitudes de empleados para aceptar o rechazarlas.
- Empleados: un histórico que refleja las peticiones de los empleados.
- Calendarios: permite crear calendarios personalizados según las necesidades de tu organización.
3.1. Aprobar o rechazar días solicitados por empleados
Para aprobar/rechazar los días solicitados por los empleados, debes clicar "Ver solicitudes".
Siguiendo el ejemplo anterior, donde un empleado ha solicitado el día 20 de septiembre como vacaciones, aparecerá en la pantalla de "Ver solicitudes".
Aquí aparecerá la siguiente información: empleado, fecha solicitada, estado de la solicitud y los botones correspondientes de RRHH para aceptarlo o rechazarlo. Arriba, un buscador para filtrar por fechas.
Para aceptar o rechazar, solo debemos de pulsar los botones correspondientes.
3.2. Histórico de empleados
Para acceder al histórico, debes pulsar el botón "Empleados".
Aquí, aparecerá la misma información de los cuatro rectángulos de la pantalla principal de Vacaciones, solo que de cada empleado de tu organización.
3.3. Calendarios
En "Calendarios" se permite la creación de calendarios personalizados donde podremos configurar multitud de opciones: días disponibles para solicitud, días bloqueados, festivos...Para acceder a esta función, debes clicar el botón "Calendarios".
Para crear un calendario, clica en el botón verde "Crear nuevo calendario".
Debes nombrar el nuevo calendario.
Una vez creado, nos aparecerá en la pestaña anterior, apareciendo dos botones azules "Ver días" y "Asignación a empleados". Además un botón amarillo y uno rojo que te permitirán editar y borrar el calendario.
En el botón azul "Ver días" podrás seleccionar manualmente días del calendario y señalarlos como festivos o por el contrario bloquearlos para que no puedan ser pedidos como días de vacaciones. Para ello, debes pulsar el botón verde "Añadir día".
Te aparecerá la opción elegir una fecha que podrás marcar como festivo (aparecerá en el calendario con color según leyenda) y como bloqueado, impidiendo su solicitud como día de vacaciones. Para guardar, pulsa el botón verde "Añadir día".
En "Asignación a empleados" podremos asignar los calendarios a los empleados que deseemos. Para ello, pulsa el botón azul "Asignación a empleados". En la siguiente pestaña, pulsa el botón azul “Asignar” sobre el empleado al que quieras asignarle dicho calendario.
