FACTURACIÓN
ÍNDICE DE CONTENIDOS:
1 Introducción a la facturación
La facturación es uno de los pilares fundamentales en la operativa de cualquier empresa, ya que representa el proceso mediante el cual se registran y documentan todas las transacciones comerciales. Su correcta gestión no solo garantiza el flujo de ingresos, sino que también es clave para el cumplimiento fiscal, la transparencia financiera y la toma de decisiones estratégicas. Además, la facturación permite a las empresas mantener un control preciso sobre sus ventas, cobros y relaciones con los clientes, contribuyendo directamente a la estabilidad y crecimiento del negocio. Por ello, contar con un sistema eficiente de facturación es esencial para asegurar una operativa ágil y ordenada.
Por ello, desde HeroIntranet hemos implementado un módulo de facturación que ofrece una solución integral para la gestión financiera de tu empresa, permitiendo no solo la emisión de facturas, sino también la creación y administración de clientes y productos. A través de esta herramienta, podrás generar y gestionar presupuestos, convertirlos fácilmente en facturas y generar albaranes para un control detallado de las entregas de tu empresa. Esta funcionalidad está diseñada para optimizar el proceso de facturación de tu organización, facilitando la automatización de tareas administrativas y asegurando una gestión clara y eficiente de tus relaciones comerciales.
2 Cómo acceder al módulo de facturación
Antes que nada, debes asegurarte que esté activado dentro de la configuración de HeroIntranet. Una vez hecho esto, deberá aparecerte en el panel de funciones presente en el lado izquierdo de la pantalla.
Para acceder al mismo, pulsa Facturación en el panel izquierdo de funciones de HeroIntranet.
Se te abrirá la pantalla principal de Facturación de HeroIntranet. Desde aquí, podrás gestionar la facturación de tu empresa de forma sencilla e intuitiva, teniendo acceso a las diversas funciones que te proporciona HeroIntranet para ello.
3 Cómo crear clientes
El primer paso para una correcta configuración del sistema de facturación de HeroIntranet debe ser el de la creación de los clientes. La pantalla principal por defecto de Facturación es la de "Clientes", por lo que recomendamos empezar por aquí. Para crear un nuevo cliente, pulsa el botón verde "Crear un nuevo cliente", presente en la esquina superior derecha.
Se te abrirá la pantalla de creación de cliente.
Para crear un cliente, no debes hacer más que seleccionar el tipo de cliente en el desplegable superior (las opciones son "Autónomo" y "Empresa") y rellenar los datos restantes, guardando mediante el botón verde inferior "Aceptar" o cancelando con el botón contiguo "Cancelar". Los cajones "Otros datos" y "Observaciones internas" son de opcional cumplimentación.
Una vez creado, en la pestaña de "Clientes", aparecerá mostrando los siguientes datos del cliente: la fecha en que fue creado, el tipo (entre "Autónomo" y "Empresa"), el CIF/NIF, el nombre (si es "Autónomo", aparecerá con Nombre y Apellidos) y los datos de contacto. El botón amarillo "Editar" y el botón rojo, nos permitirán modificar los datos del cliente o eliminarlo.
Nótese en la parte superior, el cajón de "Buscar cliente", que nos permitirá filtrar el cliente según el dato que introduzcas (por ejemplo, "Autónomo" o "Empresa"). El botón azul "Filtrar" realizará la acción y el botón contiguo "Reset" cancelará la acción mostrándote todos los clientes que hayas creado.
4 Cómo crear productos
Para crear un producto, pulsa en la pestaña "Productos". Se te abrirá la pestaña de creación de productos.
Desde esta pestaña, podrás realizar todas las acciones referentes a los productos.
Al igual que con la creación de clientes, para crear un producto debes pulsar el botón verde "Crear nuevo producto", que se encuentra en la esquina superior de la pantalla.
Se te abrirá la creación de productos.
Darle especial atención al desplegable "Unidades", dónde habrá unidades preestablecidas para tu producto (unidades, cajas, botellas, etc.) y al desplegable "IVA", dónde te aparecerán preestablecidos diversos tipos impositivos y te dará la opción de establecer un IVA personalizado si así lo requieres. Las notas son opcionales. Para guardar o cancelar, usa el botón verde "Aceptar" o el botón contiguo "Cancelar".
Una vez creado, aparecerá en la pantalla de "Productos" y se te mostrará la siguiente información: el código de producto tanto en letras como en números), el nombre, el precio por unidad y el IVA en porcentaje. El botón amarillo "Editar" y el botón rojo te permiten editar el producto o eliminarlo.
Al igual que en los clientes, tendrás un buscador en la parte superior para filtrar los productos.
5 Cómo crear presupuestos
Para crear presupuestos, debes primero pulsar la pestaña de Presupuestos para acceder a la pantalla homónima.
Se te abrirá la pestaña de creación de presupuestos. Para crear un nuevo presupuesto, pulsa el botón verde "Crear nuevo presupuesto".
Se te abrirá la creación de un nuevo presupuesto.
De aquí, cabe destacar en primer lugar el desplegable de selección de cliente en la parte superior, donde deberás seleccionar el cliente al que quieres realizarle un presupuesto. La serie y número son claves numéricas para la organización de tus facturas; el auto-número es un número seleccionado por el sistema según la serie que hayas rellenado. En la descripción puedes rellenar con cualquier dato que consideres relevante, aunque es opcional. La fecha de entrega debes rellenarla con la fecha en la cuál planees hacer entrega del documento, y la forma de entrega es un desplegable con diversas opciones de entrega (email, teléfono, en mano). La estimación de horas y el precio son el tiempo de trabajo y su coste. Finalmente las observaciones internas son opcionales y quedan a tu criterio. Para guardar el presupuesto, solo queda pulsar el botón verde "Aceptar" o pulsar el botón de "Cancelar" para no llevar a cabo la creación del presupuesto.
Se te abrirá la función de editar el presupuesto para acabar con su creación.
En los "Datos generales", aparece el cliente al que le estás haciendo el presupuesto. El "Estado" es un desplegable con diversas opciones a elegir según el estado en el que se encuentre el presupuesto.
En las "Líneas", es donde debes seleccionar los productos a elegir en el presupuesto. Debes introducir el código y el resto se te rellenará automáticamente, con excepción de las unidades. También podrás modificar el importe o el tipo de IVA; el total se calculará automáticamente por el sistema. Para guardar la línea, debes pulsar el botón azul “Crear línea” y para eliminarla una vez creada, el botón rojo.
Alternativamente, si introduces "++" en el apartado "Código", se te abrirá la ventana de buscador de productos, dónde podrás añadirlos manualmente pulsando el botón gris "Añadir". También podrás filtrarlos con el buscador de encima.
El apartado "Otros datos", te permitirán rellenar información complementaria del presupuesto. Finalmente, para guardar el presupuesto debes pulsar el botón verde "Aceptar".
Es relevante mencionar que desde la edición del presupuesto, se permite convertirlo en albarán o factura para facilitar la facturación mediante los botones azules. También se permite la exportación a PDF al pulsar el botón amarillo.
Al acabar, se te presentará el presupuesto en la pantalla principal de Presupuestos.
Aparecerá mostrando la información referente a: fecha en que se creó el presupuesto, cliente para el que se realizó, número y serie, estado, base imponible y fecha de entrega acordada del presupuesto. Cabe destacar que podremos filtrar los presupuestos por cliente y fechas.
El botón amarillo "PDF" permite la exportación a dicho formato. Finalmente, los botones amarillo "Editar" y el botón rojo, permite eliminar el presupuesto.
6 Creación de albaranes
Para crear un albarán, primero debemos acceder a la pantalla principal de Albaranes, pulsando la pestaña de "Albaranes" presente en la parte superior de la pantalla.
Se abrirá la pantalla de Albaranes. Al igual que en los presupuestos, la creación de un nuevo albarán la podrás realizar con el menú de creación de albaranes al pulsar el botón verde "Crear nuevo albarán" presente en la esquina superior derecha de la pantalla.
Una vez abierto el menú de creación de albaranes, debes rellenar los datos y pulsar el botón verde "Aceptar" para guardar el nuevo albarán.
Una vez rellenos los datos, se te redirigirá a la pantalla de edición de albaranes, donde deberás acabar de rellenar. La edición e información presente es la misma que en los presupuestos, por lo que obviamos su explicación.
Al igual que en los presupuestos, en la parte superior se podrá convertir el albarán en factura y exportarlo a PDF.
Al terminar de crearlo, se te presentará en la pantalla principal de albaranes con la siguiente información: fecha de creación, cliente, número y serie, base imponible y fecha de entrega.
7 Creación de facturas
Para la creación de facturas, debes acceder a la pantalla principal de Facturas pulsando la pestaña de "Facturas" presente en la parte superior de la pantalla.
Para crear una nueva factura, debes pulsar el botón azul "Crear nueva factura". La creación es la misma que en las anteriores funciones, por lo que obviamos la explicación.
Una vez rellenos los datos, se nos abrirá la pantalla de edición de facturas, donde terminaremos de completar los datos.
Aquí, aparecerán los mismos apartados que en los presupuestos y albaranes. Destacar que en el apartado "Datos generales" podremos aplicar una retención para aquellas facturas en las que sea necesario. Una factura con retención es una factura en la que se aplica una reducción porcentual basada en lo que determine el IRPF.
También mencionar que nos aparecerá un cuarto apartado, "Pago", donde podremos añadir la información referente al pago por parte del cliente. Una vez rellenos los datos, debemos guardar mediante el botón verde "Aceptar".
Al igual que los apartados anteriores, nos dará la opción de exportar a PDF.
Finalmente, se nos mostrará la siguiente información de la factura creada en la pantalla principal de Facturas: el cliente al que le hemos realizado la factura, número y serie, fecha de creación, base imponible y fecha del pago. También se nos dará la posibilidad de exportarlo a PDF y de editar o eliminar la factura.