COMPRAS
1 Introducción a compras
En el entorno empresarial actual, una gestión eficiente de compras y proveedores es esencial para garantizar el funcionamiento óptimo de la empresa, reducir costos y asegurar la calidad en los suministros. La función de compras no solo se encarga de adquirir bienes y servicios necesarios, sino que también juega un papel crucial en la relación con los proveedores y en la negociación de condiciones favorables para la compañía.
Con el objetivo de optimizar este proceso, HeroIntranet incluye una herramienta diseñada específicamente para gestionar de manera sencilla, ágil y centralizada todas las actividades relacionadas con la solicitud de presupuestos, selección y evaluación de proveedores, y la administración de las compras que realice tu organización.
2 Cómo acceder a la función de compras
Recuerda que para tener la función de compras, debes previamente activarla en el panel de configuración de HeroIntranet.
Para acceder a la misma, basta con clicar en el botón de Compras en la barra izquierda de funciones de HeroIntranet.
Una vez hecho esto, se te abrirá la pantalla principal de Compras, dónde podrás gestionar de forma sencilla e intuitiva las funciones referentes a esta función.
Por defecto, la pantalla principal de Compras será la de "Proveedores", y por aquí es donde recomendamos empezar a configurar esta función.
3 Cómo crear Proveedores
Para crear proveedores, desde la pantalla principal de Compras, debes pulsar el botón verde “Crear nuevo proveedor” de la esquina superior derecha de la pantalla.
Se te abrirá a continuación la creación de proveedores. Deberás rellenar los datos para posteriormente guardar pulsando el botón verde "Aceptar". Alternativamente, puedes no realizar la creación del proveedor pulsando el botón contiguo de "Cancelar".
Tras esto, el nuevo proveedor aparecerá en la pantalla anterior y se te mostrará la siguiente información del mismo: fecha de creación, CIF/NIF, nombre del proveedor e información de contacto. Se te dará la opción de editarlo mediante el botón amarillo "Editar" y la opción del eliminarlo con el botón rojo contiguo.
También, podrás filtrar los proveedores con la barra de búsqueda superior.
4 Cómo crear una solicitud de presupuesto
Para crear una nueva solicitud de presupuesto, desde la pantalla de Compras, debes pulsar la pestaña "Solicitar presupuesto".
Se te abrirá de esta forma la pantalla de "Solicitar presupuesto". Para crear una nueva solicitud de presupuesto, basta con que pulses el botón verde "Crear nueva solicitud".
Se te abrirá la creación de solicitud de presupuestos. Debes rellenar la información correspondiente y guardarla mediante el botón verde "Aceptar". Para no realizar la acción, pulsa el botón "Cancelar". La información a rellenar es muy similar a la presente en el apartado de Facturación, por lo que obviamos esta explicación. De esta sección, cabe destacar el desplegable de selección de proveedores.
Una vez hecho esto, se te abrirá el menú de edición de presupuesto, al igual que con la función de Facturación.
Nuevamente, la información a rellenar y los apartados de esta sección son muy parecidos a los de la Facturación, por lo que su funcionamiento es el mismo. También tendrás la oportunidad de exportar este presupuesto a PDF así como de convertirlo a compra.
Finalmente, la solicitud de presupuesto aparecerá en la pantalla anterior, mostrándote información referente a: fecha de creación, proveedor, número y serie, estado, base imponible y fecha de entrega acordada. También podrás exportarlo a PDF y editarlo o eliminarlo con los botones correspondientes.
5 Creación de Compras
Para acceder a la creación y gestión de compras, debes pulsar la pestaña de "Compras".
Se te abrirá la pantalla de compras. Para crear una nueva compra, pulsa el botón amarillo "Crear nueva compra".
Se te abrirá la creación de nueva compra. Debes rellenar los datos y guardar mediante el botón verde de "Aceptar". Alternativamente puedes cancelar mediante el botón contiguo. Nuevamente, darle especial relevancia al desplegable de selección de proveedor.
Se te abrirá nuevamente el menú de edición de compras para acabar de rellenar los datos de la misma.
De este menú, destacar el nuevo apartado "Factura de compra recibida". Aquí se te dará la opción de subir facturas a las compras que realices.
Finalmente, la compra quedará reflejada en la pantalla de "Compras".
Se te mostrará la siguiente información respecto a la compra creada: fecha de creación, proveedor, número y serie, base imponible y fecha de entrega. Tendrás la opción de editar y eliminar dicha compra con los botones correspondientes. También tendrás la opción de filtrar las compras por proveedores y fechas en el buscador ubicado en la parte superior de la pantalla.